Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Malenco Automatisering B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website.

Deze privacyverklaring geldt uitsluitend voor malenco.nl. De websites van Malenco Protection en Malenco Academy hebben hun eigen privacyverklaringen.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Contactformulier

Wanneer u het contactformulier op malenco.nl gebruikt, verwerken wij de gegevens die u zelf invult:

• onderwerp (verplicht);
• bericht (verplicht);
• naam (verplicht);
• e-mailadres (verplicht);
• organisatie (optioneel);
• telefoonnummer (optioneel);
• aanvullende opmerkingen (optioneel).

Daarnaast gebruikt het formulier technische gegevens voor de afhandeling van het formulier en ter voorkoming van misbruik, zoals een uniek verzoeknummer, de gekozen taal en uw IP-adres.

In de vrije tekstvelden kunt u zelf persoonsgegevens vermelden. Wij vragen u daarom geen gegevens in te vullen die niet nodig zijn voor uw vraag, zoals bijzondere persoonsgegevens.

Technische gegevens bij het bezoeken van de website

Bij het bezoeken van onze website kunnen technische gegevens worden verwerkt die nodig zijn voor het functioneren en beveiligen van de website, zoals uw IP-adres, het tijdstip van het verzoek, de opgevraagde pagina en technische informatie over uw browser en apparaat.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het beantwoorden en afhandelen van uw contactverzoek, en het sturen van een ontvangstbevestiging;
• het herkennen en tegenhouden van ongewenste of misbruikende berichten (spam), onder meer met een geautomatiseerde spamcontrole;
• het beveiligen en beschikbaar houden van de website;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Wij baseren de verwerking op ons gerechtvaardigd belang om vragen van bezoekers en (potentiële) klanten te beantwoorden en onze website te beveiligen, op de noodzaak om op uw verzoek maatregelen te nemen voorafgaand aan een overeenkomst, en op wettelijke verplichtingen waar die van toepassing zijn.

Geautomatiseerde spamcontrole

Malenco gebruikt een geautomatiseerde spamcontrole voor contactverzoeken. Daarbij worden het onderwerp, het bericht, de aanvullende opmerkingen en de organisatienaam aangeboden aan OpenAI voor classificatie. Uw naam, e-mailadres en telefoonnummer worden niet als afzonderlijke velden meegestuurd. Omdat de vrije tekst persoonsgegevens kan bevatten, kunnen deze wel onderdeel zijn van de aangeboden tekst.

De spamcontrole dient uitsluitend om ongewenste berichten te herkennen. Zij leidt niet tot geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of die u op vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate treffen.

4. Persoonsgegevens binnen onze IT-dienstverlening

Wanneer Malenco IT-beheer of andere IT-diensten voor een klant uitvoert, kunnen wij toegang hebben tot systemen waarin persoonsgegevens van de klant of van medewerkers en relaties van de klant staan. In dat geval verwerken wij die gegevens in opdracht van de klant, die daarvoor de verantwoordelijke is. De afspraken daarover leggen wij vast in de overeenkomst met de klant. Die verwerking valt buiten het bereik van deze privacyverklaring, die betrekking heeft op het gebruik van malenco.nl.

5. Delen wij persoonsgegevens met derden?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij maken gebruik van de volgende externe diensten:

• Microsoft (Exchange Online en Microsoft Graph): voor de verwerking en verzending van e-mail, waaronder uw contactverzoek en de ontvangstbevestiging. Contactverzoeken worden per e-mail verwerkt; zij worden niet afzonderlijk in een database van de website opgeslagen.
• OpenAI: voor de spamclassificatie van contactverzoeken, zoals beschreven onder “Waarom verwerken wij persoonsgegevens?”.
• Font Awesome: onze website laadt een stijlbestand van Font Awesome (kit.fontawesome.com) voor het weergeven van pictogrammen. Hierbij kan technische informatie, zoals uw IP-adres, door uw browser naar Font Awesome worden verzonden.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verstrekken aan derden wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

6. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van de hierboven genoemde dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken of daar toegang toe hebben. Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, doen wij dit alleen als daarvoor een geldige doorgiftegrondslag bestaat, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen. Wilt u meer weten over de situatie bij een specifieke dienstverlener, neem dan contact met ons op.

7. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Zo wordt het aantal contactverzoeken per bezoeker beperkt om misbruik tegen te gaan.

8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn voorschrijft. Voor gegevens waarvoor wettelijke bewaartermijnen gelden, volgen wij deze termijnen.

9. Cookies en websiteanalyse

Malenco.nl gebruikt momenteel geen eigen analytische of marketingcookies. Bij het bezoeken van onze website kunnen technische gegevens worden verwerkt die nodig zijn voor het functioneren en beveiligen van de website.

Wanneer wij in de toekomst analysetechnieken of marketingmiddelen toevoegen, passen wij deze privacyverklaring aan en vragen wij waar nodig vooraf uw toestemming.

10. Wat zijn uw rechten?

U heeft op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) de volgende rechten:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van uw gegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdraagbaarheid van gegevens;
• bezwaar tegen de verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

U kunt een verzoek indienen via administratie@malenco.nl. Wij reageren binnen één maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen zich te identificeren.

11. Klachten over de verwerking van persoonsgegevens

Bent u het niet eens met de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken? Neem dan eerst contact met ons op, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze website of onze dienstverlening verandert. De meest actuele versie vindt u altijd op deze pagina.